講座の告知にメルマガを使うなら、配信の仕組みを何で選ぶ？一斉の号と登録後の順番を分ける四欄の判断表

講座を一人で運営していると、次回の開講や説明会の案内を「誰に・いつ・どの文面で」送ったかを、毎回自分で思い出すことになります。原稿は書けても、宛先の名簿は表計算、送るのは手元のメール、送ったかどうかは記憶、という形だと、案内を出すたびに同じ段取りを一からやり直すことになります。

メルマガの配信の仕組みを選ぶときに迷いやすいのは、機能の多さではなく、自分の告知がどの送り方を必要としているかがまだ分かれていないことです。この記事では、講座の告知を「一斉に送る号」と「登録を起点に順番に届く案内」に分け、仕組みを選ぶ前に確かめる四つの欄を一枚の表にします。

一通の書き方そのものは 個人事業主の営業メールは何を書く？ に、申込の後に何をどの順で送るかは サービス申込後の案内は何を送る？ にまとめています。ここではその手前の「どの仕組みで送るか」だけを扱います。

最初に分ける: 一度に届けるお知らせと、登録から始まる順番

講座の告知には、性質の違う二つの送り方が混ざっています。

• 一斉の号: 「来月の講座を開きます」「説明会の日程が決まりました」のように、同じお知らせを、その時点の宛先へ一度に送るもの。送る日は自分が決める

• 登録後の順番: 「登録してくれた人へ、1日目にあいさつ、3日目に講座の考え方、7日目に案内」のように、相手が登録した日を起点に、決めた順番で届くもの。送る日は相手ごとに違う

この二つは、必要な機能も確かめる場所も違います。一斉の号には「今の宛先を正しく絞る」ことが要り、登録後の順番には「登録した人を順番の入口に乗せる」ことが要ります。どちらか一方しか持たない仕組みを選ぶと、もう一方を手作業で埋めることになります。

自分の告知を書き出して、それぞれが「号」か「順番」かに印を付けてみてください。開講の案内や日程の変更は号、登録直後の自己紹介や講座の考え方の説明は順番、と分かれることが多いはずです。

架空の小さな講座で考える

ここからは架空の例で進めます。「はじめての発信講座」を一人で運営していて、過去の説明会の参加者や、資料を受け取った人にメールで案内を出しているとします。人数や反応の数字はここでは置かず、確かめる場所だけを見ます。

この講座で、次の開講を知らせる一斉の号を一本送るとします。仕組みを選ぶ前に、次の四欄を埋めます。

四欄の判断表: 宛先・送る単位・送信準備・結果

欄	確かめること	仕組みに求める形	埋まっていないと起きること
1. 宛先	送ってよい人と、送らないと決めた人が分かれているか。講座の関心ごとに絞れるか	購読中と停止中を状態で持ち、停止中の人には送らない。名前やメールで探せ、タグのような印で対象を絞れる	配信を止めてほしいと言った人に届く。関係のない人にまで案内が届く
2. 送る単位	一本の案内を、送る前に下書きとして置き、対象と日時を見直せるか	号を下書き・予約済み・送信済みのような状態で持ち、送り先が全員かタグ指定かを号ごとに決められる	下書きのつもりで送ってしまう。誰に送ったかを後から言えない
3. 送信準備	まとめて送るための送信の設定が自分の側で済んでいるか。送る直前に、宛先をもう一度見られるか	設定が無いうちは予約を確定させない。今すぐ送る時は、送り先を示した確認を一度はさむ	予約したのに送られない。取り消せない一押しを、宛先を見ないまま押す
4. 結果	送り終えた号で、対象・届けた数・失敗の数と送った日時を見られるか。送れなかった号が、失敗として見分けられるか	送信済みの号には結果が残って一覧で見返せる。一通も送れなかった号は失敗の状態になり、理由が知らされる	次の号を直す手がかりが無い。失敗があっても気づかない

四欄のうち一つでも「仕組みに求める形」が無ければ、その欄は自分の手作業で埋めることになります。手作業で埋める欄が多い仕組みほど、案内を出すたびに自分の時間が減ります。

1. 宛先: 購読中と停止中、そして絞り込み

宛先で最初に確かめるのは、送らないと決めた人を、送る側の操作に頼らず外せるかです。名簿を表計算で持っていると、配信を止めてほしいと言われた人を毎回目で探して外すことになり、一度でも見落とせばその人に届きます。

仕組みの側で「購読中」「停止中」の状態を持ち、送るときは購読中の人だけが対象になる形なら、止めた人は自分が覚えていなくても外れます。購読者を名前やメールで探せるか、状態で一覧を切り替えられるかも、名簿を直すときの手間に効きます。

講座の告知では、関心の違う人をまとめて一つの名簿に入れていることがよくあります。説明会に来た人、資料だけ受け取った人、前回の受講者、のように印 (タグ) を付けておけると、号ごとに「今回は説明会に来た人だけ」と絞れます。印を一つでも持つ人が対象になる仕組みなのか、すべての印を持つ人だけなのかは、仕組みによって違うことがあるので、選ぶ前に確かめておきます。

もう一つ、名簿に入れてよいのは、案内を受け取ることに同意した人だけです。仕組みを選ぶことと、名簿の集め方は別の話なので、手元の名簿の出どころは送る前に見直してください。

2. 送る単位: 号を下書きにして、対象と日時を見直す

一斉の号は、書いてすぐ送るものではなく、下書きとして置いてから送り先と日時を決めるものとして扱うと事故が減ります。

確かめたいのは次の三つです。

• 号を下書きとして保存でき、送る前に件名と本文を見直せるか

• 号ごとに「購読者全員」か「特定の印の人だけ」かを選べるか

• 送り方を「今すぐ」「日時を予約」「定期的に繰り返す」から選べ、予約した号が予約済みとして見分けられるか

本文に相手の名前を差し込む仕組みでは、見本の名前で表示されたプレビューと、実際に届く形が同じかも見ておきます。本文を文章で書くのかHTMLで書くのかで改行の扱いが変わる仕組みもあるので、最初の一号は自分宛てに近い形で確かめてから、本番の宛先へ広げるのが安全です。

3. 送信準備: まとめて送る設定と、取り消せない一押し

一斉に送る仕組みでは、送る前にまとめて送るための送信の設定が要ることがあります。設定が済んでいないまま予約だけできてしまうと、予約した日になっても届かず、届かなかったことにも気づきにくくなります。設定が無いうちは予約を確定させず、その場で何が足りないかを知らせてくれる形かを確かめてください。

もう一つは、送る直前の確認です。一斉の号は送った後に取り消せません。「今すぐ送る」を押したときに、件名と送り先 (全員か、どの印の人か) を示した確認が一度はさまるかを見ておきます。確認が無い仕組みなら、自分の手順として「送る前に宛先を声に出して読む」を決めておきます。

4. 結果: 送った後に何が見えれば次を直せるか

送り終えた号で見たいのは、対象の数・届けた数・失敗の数と、送った日時です。これが送信済みの号として一覧に残っていれば、「前回の開講案内はいつ、どの宛先に送ったか」を記憶に頼らず答えられます。

仕組みによっては、この数字が残るのは送信が済んだ号だけです。一通も送れなかった号には数字が残らず、「失敗」の状態とその場で知らされる理由で見分けることになります。仕組みを選ぶときは、送り終えた号の数字と、送れなかった号の見分け方の両方を確かめてください。

一部に失敗が出た号も、送れなかった号も、宛先のアドレスや送信の設定を見直す合図になります。逆に、送った記録が手元のメールソフトの送信済みフォルダにしか無い形だと、号が増えるほど探す時間が積み上がります。

ここで見られるのは「送った側の記録」です。相手の受信箱に届いて読まれたかまでは、この四欄では分かりません。結果の欄は「次の号を直す手がかりがあるか」を見るものとして使ってください。

選ぶ前の確かめ方

最後に、仕組みを選ぶ前の手順をまとめます。

1. 自分の告知を書き出し、それぞれに「号」か「順番」かの印を付ける

2. 号が一つでもあれば、四欄の判断表を埋める。順番があれば、申込後の案内の順番も決める

3. 候補の仕組みで、四欄の「仕組みに求める形」がどこまであるかを確かめる。無い欄は、自分の手作業で埋める欄として書き出す

4. 最初の一号は、架空の講座のつもりで小さな宛先に送り、結果の欄が見えるかを確かめる

送り方を一つずつ分けておけば、仕組みを選ぶときに「何でもできる」より「自分の告知のどの欄を引き受けてくれるか」で比べられます。同じ案内を自分の手で繰り返す時間を減らすことが、仕組みを選ぶ目的です。

案内を出すたびに段取りをやり直さず、自分の講座の案内を続けられる仕組みは、自分の案内を続ける仕組みを見る で紹介しています。